制度知识库数字员工 ​

制度知识库数字员工整理审批通过的制度，维护条款、版本和访问范围，为员工查询提供结论及原文依据。

综合管理部、法务和人力资源部可将这项实践用于制度发布、日常查询、修订废止和权限记录管理。

准备制度来源与访问范围 ​

• 制度归口部门提供正式制度文件、审批与权限信息、历史版本。
• 维护人员接通制度来源、知识存储和通知渠道。原方案涉及平台知识库、OA、飞书知识库、企业微信、企业网盘及已有知识库平台。
• 法务、人力或制度归口部门确认解释口径、适用范围、生效状态和访问权限。

从正式制度到引用问答 ​

1. 数字员工接收审批通过的制度及附件，保留制度编号、发布部门和来源链接。
2. 数字员工按章、节、条款拆分内容，提取适用范围、生效与失效日期、关键词和关联制度。
3. 归口部门审核条款解释、冲突内容、有效状态和访问范围。
4. 数字员工将审核结果写入知识库，维护版本、替代、废止、权限和原文引用关系。
5. 员工提问后，数字员工检索其获准查看的有效版本，返回结论、条款原文和来源；制度变更后更新索引并通知相关岗位。

保留哪些记录 ​

员工获得的回答应带有制度名称、有效版本、条款原文、生效日期和来源位置。数字员工找不到有效依据时说明无法回答；员工无权查看时按权限申请处理。